Hệ thống quản lý hợp nhất (IMS): những điều cần biết
Người đăng tin: Test Test Ngày đăng tin: 29/11/2013 Lượt xem: 91

1. Hệ thống quản lý (MS) và tiêu chuẩn hệ thống quản lý (MSS)

Phương pháp luận được các tổ chức sử dụng để ra các quyết định và quản lý các nguồn lực được xem như là một hệ thống quản lý. Một hệ thống quản lý hiện diện trong mỗi tổ chức, cơ quan một cách chính thức hay không chính thức. Một số hệ thống quản lý được định nghĩa và hiểu rõ, trong khi một số khác thì không.

Hệ thống quản lý (MS) thường được chia thành nhiều phần hay hệ thống phụ mà có thể được quản lý một cách riêng biệt và với sự độc lập tương đối. Nhiều phần hay hệ thống phụ của hệ thống quản lý của tổ chức phản ánh những nhu cầu và mong đợi khác nhau của những người có quyền lợi liên quan như các khách hàng, những nhà cung cấp, cổ đông, nhân công và xã hội. Nhiều tổ chức sử dụng các tiêu chuẩn để quản lý những khía cạnh cụ thể của việc thực hiện của tổ chức như là những khía cạnh liên quan đến chất lượng hay môi trường hay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Thêm vào đó, những tổ chức có thể sử dụng những tiêu chuẩn hệ thống quản lý để đáp ứng những nhu cầu của những người có quyền lợi liên quan.

Tiêu chuẩn hệ thống quản lý (MSS) là tập hợp những yêu cầu được xây dựng mà cung cấp cho một tổ chức với năng lực đáp ứng những mục đích cụ thể của tiêu chuẩn, như là việc thiết lập những hệ thống quản lý chất lượng, môi trường hay an toàn và sức khỏe nghề nghiệp. Những tiêu chuẩn này có những những mục tiêu khác nhau và ảnh hưởng đến nhiều những người có quyền lợi liên quan. Các tổ chức có thể xác định những tiêu chuẩn hệ thống quản lý là cần thiết cho họ, dựa trên công nghiệp, những sản phẩn, những dịch vụ, ảnh hưởng toàn cầu và xã hội.

Do các tổ chức, doanh nghiệp là các nhà cung cấp cho các công ty lớn mà áp đặt các yêu cầu về chất lượng và môi trường trên chuỗi cung ứng của họ. Trong nhiều trường hợp, các yêu cầu này chỉ có thể được đáp ứng bằng cách thực hiện một hệ thống quản lý và được chứng nhận. Ngoài ra, chính phủ các nước áp dụng tiêu chuẩn chất lượng, môi trường và thậm chí phát triển bền vững trong hoạt động mua sắm và kinh doanh. Do đó, các doanh nghiệp nhỏ và vừa buộc phải thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và môi trường để tiếp tục kinh doanh.

Những hệ thống quản lý được chấp nhận quốc tế về Chất lượng, An toàn và sức khỏe nghề nghiệp và môi trường theo thứ tự là: Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS): ISO 9001:2008; Hệ thống Đánh giá An toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS) 18001:2007 và Hệ thống Quản lý Môi trường (EMS): ISO 14001:2004.

2. Hệ thống quản lý hợp nhất (Integrated Management System)

Tuy nhiên, trong những năm gần đây, những nhu cầu của tổ chức và những đòi hỏi của khách hàng/người có quyền lợi liên quan gia tăng sự cần thiết thực hiện những tiêu chuẩn hệ thống quản lý hợp nhất (IMS). Hầu hết thời gian của tổ chức là phải đối mặt với thách thức của việc thực hiện các tiêu chuẩn. Có một cách tiếp cận là thực hiện mỗi tiêu chuẩn hệ thống quản lý một cách riêng lẻ. Cách tiếp cận đơn lẻ này có khuynh hướng cô lập mỗi tiêu chuẩn thông qua việc thực hiện những khu vực chức năng, như mua sắm, chất lượng hay sản xuất, trong tổ chức. Điều này tạo ra rất nhiều công việc lặp đi lặp lại.

Một cách tiếp cận hiệu quả và tiết kiệm hơn cho tổ chức là hợp nhất việc thực hiện những yêu cầu của nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý. Theo cách này, tổ chức xem xét một cách đa chiều ảnh hưởng của những tiêu chuẩn phức tạp và những yêu cầu liên quan của chúng. Từ đó, cả tổ chức, bao gồm cơ sở hạ tầng, những quá trình nhận biết sản phẩm/dịch vụ, những quy trình cung cấp, khách hàng và những người có quyền lợi liên quan, được tham gia vào quá trình thực hiện các tiêu chuẩn.

Ví dụ, việc hợp nhất việc quản lý chất lượng và an toàn, sức khỏe nghề nghiệp trong một hệ thống quản lý duy nhất, bao trùm toàn bộ tổ chức cũng tạo ra những sự tiết kiệm và hiệu quả đáng kể. Bởi vì hệ thống trở thành một phần hợp nhất của sự hoạt động toàn bộ tổ chức hơn là những bộ phận chức năng chất lượng và an toàn, sức khỏe nghề nghiệp với một loạt hành động riêng lẻ trong tổ chức.

Khi hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và hệ thống đánh giá an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS) được hợp nhất trong một hệ thống quản lý duy nhất trong tổ chức thì được xem là một hệ thống quản lý hợp nhất (IMS). Hệ thống quản lý hợp nhất sẽ xem xét đến tất cả khía cạnh liên quan đến sự thực hiện của tổ chức để đáp ứng những điều kiện, đạt được những mục tiêu và mục đích của cả hai hệ thống quản lý trên cũng như những mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

Một hệ thống quản lý hợp nhất không nhất thiết phải bao gồm tất cả 3 hệ thống quản lý chức năng riêng biệt nêu trên. Một tổ chức có thể chọn lựa để hợp nhất cả ba hệ thống, trong khi một số khác chọn tập trung vào chất lượng và môi trường, và số còn lại chọn tập trung vào chất lượng và an toàn, sức khỏe nghề nghiệp. Một hệ thống quản lý hợp nhất của tổ chức phải được xác định bởi mô hình của tổ chức và những ưu tiên của tổ chức đó.

3. Lợi ích và khuyết điểm của Hệ thống quản lý hợp nhất (IMS)

Hệ thống quản lý hợp nhất tích hợp những ưu thế từ mỗi hệ thống quản lý và có thể giúp đạt được sự cải tiến liên tục trong sự thực hiện của tổ chức về chất lượng, an toàn, sức khỏe và môi trường. Những lợi ích đó là: Cải thiện sự tập trung vào kinh doanh của tổ chức; Một cách tiếp cận toàn diện hơn để quản lý những rủi ro kinh doanh; Qúa trình hoạt động đơn giản hóa, hài hòa và sắp xếp hợp lý; Tối ưu hóa những nỗ lực, thời gian và chi phí của doanh nghiệp; Phơi bày những mâu thuẫn giữa những hệ thống quản lý; Chính thức hóa những hệ thống không chính thức; Tránh được sự lặp lại và có thể tiết kiệm được chi phí; Việc đánh giá tiết kiệm và hiệu quả hơn cả nội bộ lẫn bên ngoài.

Tuy nhiên, hệ thống quản lý hợp nhất không đạt trong một số khía cạnh như: Hệ thống hầu như là bao hàm một bảng danh sách những yêu cầu, hạn chế trong việc cung cấp một phương pháp luận đạt được những yêu cầu trên. Đồng thời, hệ thống quản lý hợp nhất không xem xét đến vòng đời của những tác động đến hoạt động của tổ chức và về bản chất là một định hướng kinh doanh.

4. Các thành phần của Hệ thống quản lý hợp nhất

Hệ thống quản lý hợp nhất (IMS) tuân thủ theo mô hình quản lý PDCA (Plan – Do – Check – Act). PDCA là một quá trình liên tục, lặp đi lặp lại mà giúp tổ chức thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách IMS dựa trên sự điều hành và cam kết của lãnh đạo cao nhất đối với hệ thống quản lý hợp nhất. Các yếu tố của IMS gồm:

a)PLAN: Thiết lập quy trình lập kế hoạch liên tục

Tổ chức phải xấy dựng chính sách hệ thống quản lý, xác nhận và đánh giá những khía cạnh, ảnh hưởng và những rủi ro trong quá trình hoạt động. Đồng thời, tổ chức phải nắm rõ các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác đối với sản phẩm, quá trình hoạt động. Từ đó, lập kế lập kế hoạch đối phó với các sự cố bất ngờ, xây dựng mục tiêu và các chương trình hành động.

b)DO: Thực thi và vận hành hệ thống

Việc thực thi và vận hành hệ thống liên quan đến cấu trúc của tổ chức, vai trò, trách nhiệm và quyền hành của từng bộ phận, cá nhân trong tổ chức. Tổ chức phải kiểm soát được quá trình vận hành, quản lý được các nguồn lực, yêu cầu văn bản chứng minh và đảm bảo sự liên lạc trong tổ chức.

c)CHECK: Đánh giá những quy trình hệ thống quản lý

Tổ chức cần có phương pháp giám sát và đo lường sự vận hành hệ thống, đánh giá được sự tuân thủ thực hiện, kiểm tra đánh giá nội bộ để có những hành động khắc phục, ngăn ngừa và cải tiến phù hợp. Đồng thời, hồ sơ phải được kiểm soát.

d)ACT: Xem xét lại và thực hiện hành động để cải thiện hệ thống

Việc xem xét lại hệ thống để xác định những khu vực cần cải tiến và thực hiện các hành động phù hợp để nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý.

SangHuynh 0734642 001 inbao1

Chứng chỉ của khóa học IMS của tổ chức APO

5. Chứng nhận

Thông thường, việc chứng nhận hệ thống quản lý hợp nhất là không bắt buộc nếu các tiêu chuẩn liên quan không được ủy quyền sự đăng ký của bên thứ ba. Tuy nhiên, trong nhiều ngành công nghiệp, chứng nhận của bên thứ ba có khi là yêu cầu được ủy quyền. Ví dụ, trong ngành công nghiệp sản xuất tự động, hệ thống quản lý môi trường được chứng nhận được ủy quyền cho hàng nghìn nhà cung cấp cho nhà sản xuất chính. Thêm vào đó, những tổ chức là thành phần của một chuỗi cung cấp toàn cầu nên các tổ chức có thể tìm thấy sự đăng ký của bên thứ ba trở thành điểm mạnh và có thể giúp các tổ chức đạt được vị thế nhà cung cấp thích hợp hơn. Các tổ chức có thể theo đuổi sự đăng ký bởi: muốn duy trì vị trí hiện tại trên thị trường hoặc tốt hơn, tìm kiếm những cơ hội cho một lợi thế cạnh tranh, đảm bảo sự tuân thủ hợp pháp và cải thiện quan hệ với cơ quan quản lý, truyền thông và cộng đồng dân cư xung quanh.

Đồng thời, chứng nhận là phương pháp để bảo vệ sự đầu tư của tổ chức vào việc thực hiện hệ thống quản lý hợp nhất. Khi tổ chức được đánh giá định kỳ bởi tổ chức bên ngoài giúp giữ được sự chú ý của ban lãnh đạo để tiếp tục phân phối các nguồn lực cần thiết để cải thiện theo thời gian.

PAS 99 là bộ đặc điểm kỹ thuật công nhận phổ biến được phát hành bởi BSI, cơ quan tiêu chuẩn quốc gia Vương quốc Anh, là những yêu cầu chung cho những hệ thống quản lý mà có thể được sử dụng như là một khuôn khổ cho một hệ thống quản lý hợp nhất (IMS). Những tổ chức đang thực hiện nhiều hệ thống quản lý có thể xem PAS 99 như là sự hỗ trợ để đạt được một hệ thống quản lý toàn diện duy nhất. PAS 99 thực hiện với 6 yêu cầu chung cho những tiêu chuẩn hệ thống quản lý gồm: Chính sách, lập kế hoạch, thực thi và vận hành, đánh giá sự thực hiện, cải tiến và xem xét lại.

Các cuộc điều tra hàng năm về việc áp dụng tiêu chuẩn hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO (MSSs) cho thấy một sự gia tăng ổn định trên toàn thế giới trong việc chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001 (quản lý chất lượng) và ISO 14001 (quản lý môi trường). Tuy nhiên, việc áp dụng đồng thời nhiều hệ thống quản lý trong các tổ chức có quy mô khác nhau gây ra những khó khăn nhất định. Vì vậy, việc cân nhắc thực hiện một hệ thống quản lý hợp nhất (IMS) trong các tổ chức, doanh nghiệp là điều cần thiết.

(Huỳnh Sang - Nguồn tài liệu khóa học IMS của tổ chức APO)

Chuyên mục, tin tức liên quan:
Tìm kiếm nâng cao >>









Đăng nhập